Przepisy Kodeksu cywilnego dopuszczają możliwość zawierania umów w dowolnej formie, między innymi: ustnej, pisemnej, elektronicznej czy za pośrednictwem faksu.
Wyjątek stanowią te, dla których w ustawie zastrzeżono formę szczególną, na przykład aktu notarialnego – przy umowie przeniesienia własności nieruchomości lub formę pisemną z podpisami notarialnie poświadczonymi – przy zbyciu lub wydzierżawieniu przedsiębiorstwa albo ustanowieniu na nim użytkowania. Prawo nie przewiduje jednak takich obostrzeń w stosunku do umowy o świadczeniu usług. Wola osoby zawierającej umowę może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, która ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).
Świadczenie usług na podstawie umowy zawartej w formie innej niż pisemna stanowi podstawę do wystawienia dokumentu rozliczeniowego, jakim jest faktura VAT. Jednak sama faktura nie stanowi dowodu wykonania usługi w sposób uzasadniający żądanie zapłaty wynagrodzenia. Faktury są dokumentami prywatnymi. Dokument prywatny zaś stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła zawarte w nim oświadczenie. Dłużnik zobowiązany jest świadczyć to, co stwierdzono w dokumencie rozliczeniowym, gdy wynika to z istniejącego stosunku zobowiązaniowego.
Co za tym idzie, w przypadku gdy kontrahent odmówi przyjęcia faktury i dokonania zapłaty za wykonane usługi, faktura nie może stanowić samodzielnej podstawy do dochodzenia przed sądem zapłaty kwoty w niej określonej. W takiej sytuacji niezbędne będzie przedstawienie dowodów potwierdzających fakt zawarcia przez strony umowy w formie ustnej, telefonicznej, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub innej, jak również dowodów na okoliczność wykonania usługi zgodnie z umową. Dodatkowo do umów zawieranych między przedsiębiorcami nie stosuje się przepisów w formie pisemnej, zastrzeżonej dla celów dowodowych, mogą oni zatem bez przeszkód przeprowadzić dowód ze świadków czy z przesłuchania stron na okoliczność zawarcia i wykonania umowy, jak również dowód z korespondencji mailowej, SMS-ów i innych dokumentów.
Od 8 września 2016 r., w świetle polskiego prawa, dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Istotne przy tym jest, aby treść dokumentu została odpowiednio utrwalona, to znaczy w sposób umożliwiający jej odtworzenie. Nie ma tutaj znaczenia, czy dokument jest podpisany. Funkcja dowodowa dokumentu wymaga jednak, aby sposób utrwalenia informacji umożliwiał jej zachowanie i odtworzenie. Dokument w takim ujęciu ma stanowić formę o niższym stopniu sformalizowania niż forma pisemna, co przede wszystkim przejawia się w braku konieczności złożenia własnoręcznego podpisu. Wystarczające jest ustalenie osoby składającej oświadczenie woli na podstawie samej treści dokumentu lub też po sprawdzeniu np. informatycznego nośnika danych lub urządzenia, za pomocą którego złożono oświadczenie.
Biorąc pod uwagę powyższe rozważania, w celu udowodnienia zawarcia umowy w formie innej niż pisemna można posłużyć się zeznaniami świadków, wiadomością e-mail, SMS-ami i innymi dokumentami. Niezachowanie formy pisemnej przy zawieraniu umowy o świadczenie usług może nastręczać trudności w udowodnieniu faktu zawarcia umowy i jej treści, nie wpływa jednak na ważność tej czynności. Wykonanie umowy o świadczenie usług zawartej w formie innej niż pisemna uzasadnia zatem wystawienie faktury VAT i domaganie się z tego tytułu zapłaty.
Renata Celeban-Filipek
prawnik w Kancelarii Prawnej Filipek & Kamiński Sp.k.
Treści dostarcza magazyn Businesswoman & life
