Zmiany w przepisach regulujących służbowe podróże zagraniczne
[27.02.2013] W dniu 1 marca 2013 roku wchodzi w życie rozporządzenie z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).
Powyższe rozporządzenie zastąpi dwa akty, obowiązujące do tej pory, osobno regulujące służbowe podróże krajowe i podróże zagraniczne. Nowe rozporządzenie, podobnie jak dwa obowiązujące do dnia 28 lutego 2013 roku, odnosi się do pracowników państwowych lub samorządowych jednostek budżetowych. Co jednak istotne, określone w nim postanowienia mają wpływ na warunki odbywania podróży służbowych przez pracowników prywatnych przedsiębiorstw, ponieważ stawki diet dobowych pracowników zatrudnionych u pracodawców innych niż wskazani powyżej, nie mogą być niższe niż ustalone w rozporządzeniu, o czym mówi wyraźnie art. 775 § 4 Kodeksu Pracy.
Wśród zmian dotyczących podróży zagranicznych najistotniejszymi jest m.in. wzrost wysokości niektórych stawek diety dobowej i limitu noclegowego np. w przypadku podróży do Grecji zmiana stawki dobowej z 45 EUR do 48 EUR, a limitu noclegowego z 104 EUR do 140 EUR, Francji odpowiednio z 45 EUR na 50 EUR, oraz 120 EUR na 180 EUR, Niemcy 42 EUR na 49 EUR, oraz 103 EUR na 150 EUR. Co istotne, stawka diety, oraz kwota limitu na nocleg, dla każdego kraju jest wymieniona osobno w załączniku do rozporządzenia, przy czym, podczas podróży zagranicznej za każdą pełną dobę podróży należy się 100% stawki dobowej diety. Za niepełną dobę podróży trwającą do 8 godzin przysługuje 1/3 stawki, za podróż trwająca od 8 do 12 godzin przysługuje 50% stawki, a za podróż trwającą ponad 12 godzin 100% stawki.
Jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie przysługuje mu 25% ustalonej diety. Kwotę diety zmniejsza się o koszt posiłków w następujący sposób: śniadanie obniża wysokość diety o 15%, obiad o 30%, kolacja o 30%.
W przypadku noclegów, pracownikowi przysługuje kwota ograniczona limitem wynikającym z załącznika do rozporządzenia, ustalonym osobno dla każdego państwa. W uzasadnionych wypadkach pracodawca może zgodzić się na kwotę przewyższającą limit o ile noclegi zostaną potwierdzone rachunkiem. Jeżeli jednak pracownik nie przedstawi pracodawcy rachunków na potwierdzenie noclegów, otrzyma on ryczałt w wysokości 25% ustalonego limitu noclegowego.
Pracownikowi będzie również przysługiwał ryczałt na pokrycie dojazdów do lub z dworca lub portu, w wysokości jednej diety w każdej miejscowości, w której korzystał z noclegu w trakcie podróży zagranicznej, ale jeżeli pracownik poniesie koszty dojazdu tylko w jedną stronę, przysługiwać mu będzie zwrot tylko 50% diety. Natomiast na pokrycie kosztów komunikacji miejscowej pracownik otrzyma 10% diety. Powyższe ryczałty nie będą przysługiwać jeżeli pracownik odbywa podróż służbowym lub prywatnym samochodem, czy też ma zapewnione bezpłatne dojazdy.
Nowością jest to, że pracodawca będzie mógł wskazać więcej niż jedno państwo docelowe w przypadku podróży odbywanej do dwóch i więcej państw, co pozwoli na kontrolowanie wydatków poprzez zastosowanie różnej wysokości diet dobowych oraz noclegowych. Do dnia 28 lutego 2013 r. pracodawca może wskazywać tylko jedno państwo docelowe.
Ponadto pracownikowi będzie przysługiwać zwrot innych udokumentowanych wydatków, poniesionych w podróży zagranicznej, przy czym rozporządzenie wyraźnie wskazuje, że będą to np. opłaty za przejazdy autostradą, za bagaż czy za parkowanie.
Podsumowując wprowadzenie nowych regulacji obejmujących m.in. możliwości wskazania więcej niż jednego państwa docelowego w przypadku podróży obejmującej kilka państw, czy też ograniczenie przysługującej diety za koszty dojazdu poniesione pracownika tylko w jedną stronę do 50% stawki, oznacza korzystne rozwiązania dla pracodawców, którzy mogą elastyczniej planować koszty ponoszone na służbowe podróże zagraniczne.
Treści dostarcza: Kancelaria Prawa Pracy – Sylwia Puzynowska
