Jakie informacje podlegają ujawnieniu w księdze udziałów
[28.09.2012] Księga udziałów zawiera wszelkie dane dotyczące udziałów w spółce, pozwala określić wspólników i stan posiadanych przez nich udziałów, a tym samym np. określić do kogo kierować zaproszenia do wzięcia udziału w zgromadzeniu wspólników.
Podstawa prawna
Zgodnie z art. 188§1 ksh zarząd spółki z o.o. obowiązany jest prowadzić księgę udziałów, do której należy wpisywać nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę każdego wspólnika, adres, liczbę i wartość nominalną jego udziałów oraz ustanowienie zastawu lub użytkowania i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika lub użytkownika, a także wszelkie zmiany dotyczące osób wspólników i przysługujących im udziałów.
Charakter wpisu do księgi udziałów
Wpisy w księdze udziałów mają tzw. charakter deklaratoryjny, czyli sam w sobie wpis niczego nie tworzy ani nie zmienia, a jedynie potwierdza zaistniałe zdarzenia prawne, np. to, że dany podmiot ma status wspólnika w spółce. Oznacza to, że jeżeli np. Jan Kowalski nie jest wspólnikiem, a jedynie jest błędnie wpisany w księdze udziałów jako wspólnik to sam w sobie wpis nie powoduje, że Jan Kowalski poprzez wpis stanie się wspólnikiem. Również w odwrotnej niejako sytuacji brak wpisu Jana Kowalskiego w księdze udziałów – będącego w rzeczywistości wspólnikiem – nie powoduje, że – wobec braku wpisu – Jan Kowalski nie jest wspólnikiem.
Tym samym stwierdzić należy, że wpis w księdze udziałów ma charakter czysto porządkowy, ewidencyjny i ewentualne błędy nie powodują, że wskutek tychże błędów dany stan prawny zaistnieje lub nie zaistnieje. Na marginesie zauważyć warto, że nieco odmienny charakter ma wpis wspólnika spółki akcyjnej (akcjonariusza) do księgi akcyjnej, obowiązkowo prowadzonej w każdej spółce akcyjnej. Zgodnie z art. 343§1 ksh wobec spółki uważa się za akcjonariusza tylko tę osobę, która jest wpisana do księgi akcyjnej (lub posiadacza akcji na okaziciela z uwzględnieniem przepisów o obrocie instrumentami finansowym, a więc w przypadku akcji na okaziciela legitymowany akcjonariusz nie musi uzyskać wpisu do księgi akcyjnej).
Oznacza to, że np. akcjonariusz, który w pełni skutecznie nabył akcje imienne nie może uczestniczyć w walnym zgromadzeniu, jeżeli nie uzyska wpisu w księdze akcyjnej (w tymże zgromadzeniu będzie mógł zaś wziąć udział podmiot, który zbył akcje imienne i teoretycznie nie ma już żadnych uprawnień z nimi związanych, ale nadal figuruje w księdze akcyjnej). Przytoczona dość długa dygresja dotycząca spółki akcyjnej pozwala dobrze zrozumieć istotę i praktyczne skutki deklaratoryjnego wpisu do księgi udziałów w spółce z o.o. i braku regulacji analogicznej do art. 343§1 ksh w odniesieniu do wspólnika spółki z o.o.
Forma prowadzenia księgi udziałów
Przepisy nie precyzują tego, w jakiej formie powinna być prowadzona księga udziałów. Z uwagi na to, że do księgi udziałów mają być dokonywane wpisy to nie ulega wątpliwości, że chodzi o formę pisemną. Większość komentatorów wskazuje, że może to być dowolna forma pisemna. Jednakże w doktrynie sformułowano też pogląd, że księga udziałów powinna być prowadzona pismem ręcznym i powinna stanowić zbiór zszytych lub sklejonych kart. Stanowisko takie uznać trzeba za zbyt formalistyczne i nie znajdujące dostatecznego uzasadnienia. Zgodzić się natomiast należy z tym, że alternatywnie zamiast dokumentu pisemnego dopuścić można prowadzenie księgi udziałów w postaci zapisu elektronicznego (komputerowego).
Prawo przeglądania księgi udziałów
Zgodnie z art. 188§2 ksh każdy wspólnik może przeglądać księgę udziałów. W tym przypadku nie można jednak wnioskować a contrario, a więc że skoro przepis stanowi, iż wspólnik może przeglądać księgę udziałów to nikt inny poza wspólnikiem nie może jej przeglądać. Z natury rzeczy członkowie organów spółki z o.o. (zarząd lub rada nadzorcza/komisja rewizyjna) również posiadają dostęp do księgi udziałów.
Skoro bowiem ich obowiązkiem jest m.in. ocena sprawozdań w zakresie zgodności z księgami i dokumentami, a więc także z dokumentem jakim jest księga udziałów to jest oczywiste, że zarząd i rada nadzorcza/komisja rewizyjna muszą mieć pełny dostęp do księgi udziałów. Innym osobom, poza wspomnianymi wspólnikami, członkami zarządu i rady nadzorczej/komisji rewizyjnej, nie przysługuje uprawnienie do przeglądania księgi udziałów. (por. Kodeks spółek handlowych – komentarz pod red. Z. Koźmy i M. Ożoga, oddk, Gdańsk 2005, s. 289). Nie oznacza to, że informacje znajdujące się w księdze udziałów są niemożliwe do ustalenia przez osoby nie mające dostępu do księgi udziałów:
"…każda osoba może przeglądać akta rejestrowe spółek handlowych, w tym m.in. znajdujące się tam dokumenty stanowiące podstawę wpisu i kolejno składane listy wspólników, które zawierają dane wymienione w §1 (w art. 188§1 ksh, a więc dane ujawniane w księdze udziałów – przypis własny – K.Sz.)".
(Z. Koźma, M. Ożóg, op.cit., s.289).
Organ prowadzący księgę udziałów
Do prowadzenia księgi udziałów zobowiązany jest zarząd spółki. Nie oznacza to oczywiście, że zarząd musi osobiście dokonywać jakichkolwiek czynności w tym zakresie. Faktyczne prowadzenie księgi udziałów może być zlecone dowolnemu podmiotowi w strukturze lub nawet spoza struktury spółki. Jednak zawsze zarząd będzie odpowiadał za prawidłowość prowadzenia księgi udziałów, niezależnie od tego kto faktycznie zajmował będzie się tę kwestią.
Zakres informacji podlegających ujawnieniu w księdze udziałów
Zakres informacji podlegających ujawnieniu w księdze udziałów wynika z przytoczonego na wstępie art. 188§1 ksh, tj. obejmuje:
– imię i nazwisko wspólnika albo firmę (nazwę) każdego wspólnika
– siedzibę i adres każdego wspólnika
– liczbę i wartość nominalną udziałów każdego wspólnika
– ustanowienie zastawu lub użytkowania i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika i użytkownika,
– wszelkie zmiany dotyczące osób wspólników i przysługujących im udziałów.
Jak wynika z powyższego, księga udziałów zawiera wszelkie dane dotyczące udziałów w spółce, pozwala określić wspólników i stan posiadanych przez nich udziałów, a tym samym np. określić do kogo kierować zaproszenia do wzięcia udziału w zgromadzeniu wspólników. Należy opowiedzieć się za poglądem, że wymieniony wyżej zakres informacji ma charakter minimalny i nie ma żadnych przeszkód ku temu, aby dobrowolnie ujawnić dodatkowe dane spoza obowiązkowego katalogu informacji, np. zestawienie wspólników posiadających co najmniej 10% kapitału zakładowego (wspólnicy ujawniani w KRS).
Sankcje
Na podstawie art. 594§1 pkt 2 ksh nie prowadzenie księgi udziałów zgodnie z art. 188§1 ksh (brak księgi lub jej nieprawidłowe prowadzenie) podlega grzywnie w kwocie aż do 20.000 zł (dwadzieścia tysięcy złotych). Grzywnę nakłada sąd rejestrowy.
adwokat Krzysztof Szocik, Partner Kancelarii Nowosielski, Gotkowicz i Partnerzy – Adwokaci i Radcy Prawni z Gdańska.
Treści dostarcza: Kancelaria Nowosielski Gotkowicz i Partnerzy – Adwokaci i Radcy Prawni
