Jak utrzymać właściwe relacje między zarządcą a najemcą

Jak utrzymać właściwe relacje między zarządcą a najemcą

[28.10.2011] Właściwe relacje między zarządcami a najemcami oraz ich efektywna współpraca są kluczowe dla sukcesu zarówno całego centrum handlowego, jak i poszczególnych najemców.

Konsekwencją kryzysu finansowego i spadku obrotów w placówkach handlowych stały się coraz liczniejsze konflikty między zarządcami a najemcami w wielu polskich centrach handlowych. Nieporozumienia te pokazują, jak ważne jest wypracowanie przejrzystych zasad współdziałania, które przynosi korzyści zarówno zarządcom, jak i najemcom lokali w centrum handlowym. Prawa oraz obowiązki wynajmującego i najemcy stanowią podstawę współpracy zarządcy z najemcą. Wynikają one z podpisanej umowy najmu, dlatego etap negocjacji warunków umowy najmu jest niezwykle istotny z punktu widzenia uniknięcia potencjalnych konfliktów w przyszłości

Koszty

Brak transparentności w kwestii rozliczania kosztów wspólnych (kosztów związanych z funkcjonowaniem centrum handlowego niebędących kosztami indywidualnymi przypisanymi
do lokalu najemcy) jest powodem częstych nieporozumień, do jakich dochodzi w relacjach pomiędzy najemcami a zarządcami centrów handlowych. Zasadą jest, że najemcy mają obowiązek partycypować w kosztach wspólnych. Z kolei obowiązkiem zarządcy jest z reguły informowanie najemcy o wysokości rzeczywistych kosztów wspólnych poniesionych w danym okresie rozliczeniowym, o przyczynach zmian w stosunku do założonego budżetu kosztów wspólnych, a także o przewidywanych kosztach w kolejnym okresie.

Wyszczególnienie w maksymalnym możliwym zakresie kategorii kosztów wspólnych w umowie najmu sprzyja uniknięciu nieporozumień. Oczywiście potrzeby centrów handlowych ewoluują, stąd zawsze mogą pojawić się nowe kategorie kosztów, w konsekwencji, katalog zawarty w umowie najmu nigdy nie będzie wyczerpujący. Do uzyskania przejrzystości rozliczania kosztów wspólnych może przyczynić się także wybór dostawców usług lub produktów na podstawie przetargu lub konkursu ofert, a także istnienie możliwości przeprowadzenia audytu kosztów utrzymania nieruchomości przez najemcę.

W Kodeksie Dobrych Praktyk uchwalonym przez Polską Radę Centrów Handlowych zaleca się rozliczanie kosztów wspólnych proporcjonalnie do udziału powierzchni lokalu najemcy w powierzchni wynajmu centrum. Inne źródło konfliktów między najemcami a zarządcami centrów handlowych stanowią opóźnienia tych pierwszych w płatności czynszu najmu lokalu w obiekcie handlowym. Podejmowane próby renegocjacji wysokości czynszu rzadko kończą się sukcesem, ale dzięki efektywnej komunikacji strony są w stanie w niektórych przypadkach wypracować kompromisowe rozwiązania.

Marketing

Promowanie centrum handlowego stanowi kolejny niezwykle ważny obowiązek zarządców centrów handlowych. Dzięki organizacji imprez z udziałem klientów oraz prowadzeniu kampanii reklamowych zarządcy mogą skutecznie pozyskiwać nowych klientów dla najemców centrum handlowego, co może wpłynąć na zwiększenie zysków zarówno najemców poszczególnych lokali, jak i właściciela centrum handlowego.

Koszty marketingu to częste zarzewie sporów między zarządcami a najemcami. Powszechną praktyką jest partycypowanie najemców w tych kosztach, w ramach kosztów wspólnych lub opłat marketingowych. Akcje promocyjne i kampanie reklamowe mają na celu właśnie zwiększenie ich zysków. Uniknięciu nieporozumień sprzyja możliwość współdecydowania najemców lub wyrażenia przez nich stanowiska w sprawach marketingu na przykład w ramach zgromadzeń najemców. Korzystne mogłoby także okazać się wsparcie marketingowe udzielane konkretnym najemcom, którzy znajdują się w trudnej sytuacji finansowej.

Stan techniczny i estetyka centrum handlowego

Do obowiązków zarządcy, reprezentującego wynajmującego, należy dbałość o utrzymanie centrum handlowego w dobrym stanie technicznym oraz o jego estetykę tak, by obiekt pozostawał konkurencyjny w stosunku do innych znajdujących się w okolicy. Z drugiej strony umowy najmu z reguły nakładają na najemców obowiązek zapewnienia odpowiedniego wystroju lokalu oraz określonego asortymentu. Bywa, iż sposób realizacji tych obowiązków przez strony staje się przyczyną nieporozumień, których można uniknąć poprzez jasne sprecyzowanie obowiązków obu stron w umowie najmu.

Komunikacja i dialog między najemcami oraz zarządcami centrów handlowych nie tylko na etapie negocjowania warunków umowy najmu, ale również w czasie jej wykonywania, sprzyjają unikaniu nieporozumień oraz znalezieniu rozwiązania w sytuacjach spornych. Dla relacji między zarządcą a najemcami kluczowe są postanowienia zawartej umowy najmu, jednak nie należy zapominać, że za stronami umowy najmu kryją się ludzie, a komunikacja, empatia, wzajemna pomoc oraz umiejętność szerszego spojrzenia na relacje z partnerem są nie do przecenienia i bardzo często pozwalają rozwiązać nawet najbardziej poważne konflikty.

Andrzej Lulka, radca prawny i partner odpowiedzialny za Departament Prawa Nieruchomości w kancelarii Gide Loyrette Nouel

Artykuł ukazał się również w Magazynie Shopping Centers Poland – 1 września 2011

Treści dostarcza: Kancelaria Prawna Gide Loyrette Nouel

Oceń ten artykuł: