ZFŚS: co grozi pracodawcy, który nie będzie różnicował świadczeń w zależności od sytuacji pracownika?
[30.08.2013] Pracodawcom, którzy prowadzą Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych zdarza się wypłacać pracownikom świadczenia w równej wysokości. Czy takie działanie jest prawidłowe i zgodne z przepisami ustawy o ZFŚS?
Instytucja Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej jako "Fundusz" lub "ZFŚS") znalazła swoje uregulowanie w Ustawie z dnia 4.3.1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592), dalej jako "UZFŚS". Zgodnie z art. 1 Ustawy środki z Funduszu przeznaczone są co do zasady na finansowanie działalności socjalnej. W praktyce środki z Funduszu bardzo często przeznaczane są na wypłatę pracownikom dodatkowych świadczeń z okazji świąt, czy wakacji.
Artykuł 8 UZFŚS określa zasady korzystania ze środków Funduszu i stanowi, iż przyznawanie świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej, co powinno zostać doprecyzowane, jako cele i rodzaje działalności socjalnej w regulaminie.
Czy jest orzecznictwo Sądu Najwyższego, które dotyczy wypłaty pomocy z ZFŚS w równej wysokości?
Problem wypłaty świadczeń z ZFŚS w równej wysokości, znalazł się między innymi w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 20.06.2012 r. (I UK 140/02), w którym Sąd Najwyższy orzekł, iż przepis art. 8 ust. 1 UZFŚS wiąże wysokość przyznawanego świadczenia z sytuacją osoby uprawnionej. Sąd Najwyższy zauważył, iż o ile zbliżona sytuacja materialna i rodzinna pracowników w tej samej wysokości nie narusza art. 8 ust 1 ustawy o ZFŚS, o ile była ona rozpatrywana indywidualnie w sposób przewidziany w regulaminie. Przyznanie zaś świadczenia poza wymaganym trybem – nawet za zgodą pracowników – oznacza naruszenie przez pracodawcę regulaminu wykorzystania ZFŚS, a tym samym art. 8 ust 2 UZFŚS.
W stanie faktycznym, który stał się podłożem do rozważań Sądu Najwyższego kontrowersje budził fakt, iż środki z Funduszu wypłacono wszystkim pracownikom w równej wysokości, a także w sposób sprzeczny z regulaminem ZFŚS. Przy wypłacie świadczeń uwzględnić trzeba wymienione wyżej kryteria i według nich wypłaty zróżnicować. Nierealną wydaje się być sytuacja, w której wszyscy zatrudnieni u danego pracodawcy pracownicy znajdowaliby się w identycznej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Zasada "każdemu po równo" pozostaje bowiem w opozycji do kryterium socjalnego.
Artykuł 8 nie mówi jednak, w jaki sposób należy badać sytuację życiową, oraz nie precyzuje formalnych wymagań, warunkujących wypłatę pieniędzy z Funduszu. Ustalenie zasad i warunków korzystania ze świadczeń z Funduszu pozostawia się regulaminowi uzgodnionemu z zakładową organizacją związkową. Problemem nie jest jednak brak uzgodnień z pracownikami. W przeważającej części przypadków (tak i w stanie faktycznym cytowanego orzeczenia SN) pracownicy godzą się na otrzymywanie "równych" świadczeń, co jednak nie konwaliduje sprzeczności takich wypłat z ustawą.
Zatem w jaki sposób pracodawca powinien przeprowadzić weryfikację i zróżnicować kwoty wypłat, jakie wnioski przyjmować: ustne czy pisemne? Mówiąc generalnie, brakuje odpowiedzi jak dalekiej staranności powinien dołożyć pracodawca badając sytuację indywidualnego pracownika.
Jak uznał Sąd Najwyższy w cytowanym orzeczeniu, sporne świadczenie przyznane zostało nie tylko bez zachowania indywidualnej oceny każdego przypadku, ale także poza trybem wynikającym z postanowień regulaminu, bo na podstawie "rozmów z przedstawicielami związków zawodowych i załogi" znających sytuację życiową, rodzinną i materialną pracowników. Ustalenie więc sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników "w sposób dorozumiany", stanowi naruszenie obowiązujących postanowień regulaminu ZFŚS.
Widać zatem, iż sytuacja jest klarowna jeśli sprzeczność pojawia się pomiędzy zastosowaną praktyką, a zapisami regulaminu. Co jednak w sytuacji, gdy sam regulamin przewiduje możliwość wypłacania świadczeń na podstawie ustnych ustaleń. Ponownie zatem podkreślić należy, iż kwestią kluczową jest ustalenie co powinien zawierać regulamin. Należy więc wnioskować, iż regulamin ma zostać ustalony "z uwzględnieniem ust. 1", który mówi o kryteriach sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej. Sąd Najwyższy w orzeczeniu z 6 lutego 2008 r. (II PK 156/07), stwierdził, iż możliwe jest przyjęcie średniego dochodu na członka rodziny jako usprawiedliwionego kryterium oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby, bo jest to obiektywnie czytelny i miarodajny sposób oceny zasadności ubiegania się o świadczenia z tego funduszu (…)".
W związku z powyższym najbardziej uprawnionym byłby wniosek, iż Pracodawca powinien, kierując się zdrowym rozsądkiem, uregulować ww. kwestie w regulaminie, zaś na dowód spełnienia przesłanek wynikających z podanych kryteriów powinien żądać dokumentów z jednej strony dostępnych i nieingerujących nad wyraz w sferę dóbr osobistych pracowników, zaś z drugiej strony rzetelnie odwzorowujących indywidualną sytuację każdego z nich.
Co grozi pracodawcy, który nie będzie różnicował świadczeń w zależności od sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej pracownika?
Rosnąca liczba spraw, których osią sporu jest "oskładkowanie" środków wypłaconych z ZFŚS, prowadzi do wniosku, iż ustalenie nieprawidłowości wypłacania świadczeń z ZFŚS ma dla pracodawców daleko idące następstwa. W trakcie kontroli ZUS bada sposób wydatkowania środków z Funduszu i ustalając, iż (tak jak w sprawie z orzeczenia SN) wypłacone świadczenia, jako niespełniające kryteriów z ustawy nie mogą zostać uznane za świadczenia z ZFŚS nakłada na pracodawców obowiązek zapłaty zaległych składek z odsetkami.
Michał Wołoszczuk
Radca prawny
KPMG D.Dobkowski sp.k.
Treści dostarcza: KPMG
