Internetowe potwierdzenie rezerwacji a podstawa do potrącenia w kosztach uzyskania przychodów
[30.09.2013] Przedmiot wątpliwości stanowi kwestia czy może stanowić podstawę do potrącenia w kosztach uzyskania przychodów elektroniczne potwierdzenie rezerwacji której dokonuje np.: pracownik firmy w ramach zagranicznej podróży służbowej.
Jeżeli pracodawca posiada wydruk potwierdzenia rezerwacji zawierający m.in.: numer rezerwacji, dane osoby dla której jej dokonano, nazwę hotelu, daty pobytu, podliczenie kosztów pobytu a nie było możliwości otrzymania faktury/rachunku to czy ma wystarczającą podstawę do rozliczenia kwoty z takiego potwierdzenia w kosztach uzyskania przychodów.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej ustawy o PDOP) i odpowiednio art. 22 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej ustawa o PDOF), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy (i odpowiednio art.23 ust.1 ustawy o PDOF).
Powyższe oznacza, iż podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, iż nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ww. ustawy oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poczynienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia przychodów). Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której, pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo – skutkowy. Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. był on pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie może znajdować się w grupie wydatków o których mowa w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP.
Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
Powołany przepis art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP, należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 tej ustawy, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia, w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych, zgodnie z przepisami art. 16a – 16m.
Zgodnie z przepisem art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (UoR), dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Przepisy art. 20 i art. 21 UoR ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Biorąc pod uwagę powyższą regulację, potwierdzenie rezerwacji może stanowić dokument zawierający: określenie rodzaju dowodu i jego numer (indywidualny numer rezerwacji), określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji i datę wygenerowania potwierdzenia. W konsekwencji można taki dokument uznać za spełniający wymogi przepisu art. 21 ustawy o rachunkowości. Tym samym, może on zasadniczo stanowić podstawę do ujęcia wydatku w księgach rachunkowych i do zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów. Jednakże, dla bezpieczeństwa, nic nie stoi na przeszkodzie, by przedstawione zdarzenie gospodarcze dodatkowo udokumentować innymi dowodami np.: biletem lotniczym czy poleceniem wyjazdu.
Stanowisko potwierdzające możliwość ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wydatków w ten sposób udokumentowanych powinno być uzasadnione, tym bardziej, że dla celów podatkowych zastosowanie ma również w takim przypadku zasada, określona w art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej. W jej myśl jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Nie ma przy tym ograniczenia tylko do dowodów księgowych określonych w UoR. Tezę tę akceptują zarówno organy podatkowe, jak i sądy administracyjne. Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie wydał dnia 30.03.2007 r. postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego (syg. 1471/DPR1/423/1/07/MK), w którym potwierdził linię interpretacji organów skarbowych, zgodnie z którą dowody poniesienia kosztu uzyskania przychodów nie muszą spełniać wszystkich warunków wyznaczonych przez UoR. Dowodem w takiej sytuacji może być bowiem wszystko, co tylko nie jest sprzeczne z prawem:
Ustawodawca nie narzuca żadnych technicznych rozwiązań co do sposobu dokumentowania kosztów, podkreśla natomiast, że prowadzona ewidencja rachunkowa ma zapewnić określenie dochodu i podstawy opodatkowania oraz należnego podatku. Jednocześnie regulacje ustawy Ordynacja podatkowa nakazują, dla ustalenia stanu faktycznego, oprzeć się na wszystkich dowodach – oczywiście nie pozostających wsprzeczności z prawem. Dowody te zaś winny potwierdzić faktyczne wykonanie świadczenia oraz celowość i racjonalność poniesionego wydatku z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej oraz w kontekście jego związków przyczynowo-skutkowych z osiąganymi lub oczekiwanymi przychodami.
Ważnym wyznacznikiem kierunku orzecznictwa w tej materii jest także wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 10. 04. 2006 r. (syg. I SA/Łd 1022/05). Zgodnie z nim, nieprawidłowe jest postępowanie organu skarbowego, który wymaga spełnienia przez przedstawiany dowód poniesienia kosztu, wszystkich wymogów zawartych w art. 20 oraz 21 UoR. W wyroku można zatem znaleźć następujące stwierdzenie: Sam fakt ujęcia dowodów księgowych niespełniających zasad szczególnych nie może świadczyć, iż do wykonania usługi nie doszło, a jedynie o wadliwym prowadzeniu ewidencji księgowej. Stanowisko, iż tylko wydatek udokumentowany na zasadach określonych w przepisach o rachunkowości może być uznany za koszt uzyskania przychodów nie znajduje uzasadnienia. W takiej sytuacji organ podatkowy powinien ustalić wartość wydatków każdym innym dowodem, mając oczywiście na uwadze treść art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Z powyższego można wyciągnąć wniosek, że dla celów podatku dochodowego od osób prawnych posiadanie jedynie dokumentu z hotelu, potwierdzającego rezerwację oraz ewentualnych innych dodatkowych dowodów (bez posiadania faktury czy rachunku) nie wyklucza możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Podmiot jest uprawniony do posłużenia się wszelkimi innymi dowodami, potwierdzającymi poniesienie kosztu oraz jego charakter.
Co do zasady zatem postępowanie, polegające na zaliczeniu w poczet kosztów uzyskania przychodów opisanych wydatków nie powinno budzić zastrzeżeń. Warto zauważyć, iż stanowisko takie potwierdzają również niektóre organy podatkowe np.:w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu ILPB3/423-149/11-2/MM z dnia 27 czerwca 2011 r. organ podatkowy potwierdził stanowisko wnioskodawcy: Ponadto, Spółka oprócz ww. "druku rezerwacji elektronicznej" (w hotelu – przyp. red.) posiada inne dowody pozwalające na udokumentowanie, iż poniesione wydatki dotyczą podróży służbowych oraz wskazujące na związek przyczynowo – skutkowy pomiędzy tymi wydatkami a osiąganiem przychodów dzięki czemu w konsekwencji wydatek ten może zostać uznany za koszt podatkowy. (…) Jednocześnie, regulacje ustawy Ordynacja podatkowa dopuszczają dla ustalenia stanu faktycznego oparcie się na wszystkich dowodach, oczywiście nie pozostających w sprzeczności z prawem.
Grzegorz Wachołek
Magdalena Szczepańska
Treści dostarcza: ECDDP sp. z o.o.
