Jakie obowiązki ma importer zabawek?
[24.11.2016] By móc w pełni przedstawić obowiązki importera należy na początku wskazać jakie obowiązki ma producent, gdyż ich obowiązki w zakresie wyprodukowania i wprowadzenia na rynek zabawek w zakresie działalności swojego przedsiębiorstwa są tożsame.
Producent to każda osoba fizyczna lub prawna, która wytwarza zabawkę lub która zleca jej zaprojektowanie lub wytworzenie i oferuje zabawkę pod własną nazwą lub znakiem towarowym. To właśnie na nim spoczywa najwięcej obowiązków w zakresie wprowadzenia produktów do obrotu, takich jak: zaprojektowanie oraz wyprodukowanie zabawki w sposób prawidłowy i bezpieczny z obowiązującymi normami.
Producent musi zadbać o to by zabawki przez niego wyprodukowane i wprowadzone do obrotu zostały wprowadzone zgodnie z zasadniczymi wymaganiami bezpieczeństwa. Zabawki oraz substancje z których zostały wyprodukowane nie mogą stanowić zagrożenia dla zdrowia dzieci bądź innych użytkowników zabawki. Producenci maja obowiązek postępowania zgodnie z przepisami dotyczącymi właściwości chemicznych, fizycznych, mechanicznych oraz elektrycznych zabawek, które wchodzi w zakres prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa. Przepisy dotyczące radioaktywności oraz palności i higieny również są bardzo ważne.
Niezbędne jest także sporządzenie oraz przechowywanie dokumentacji technicznej przez okres 10 lat (co najmniej) oraz przeprowadzenie oceny zgodności i bezpieczeństwa. Dokumentacja techniczna powinna zawierać wszelkie istotne informacje opisujące w jaki sposób producent zapewnił zgodność zabawek z wszystkimi istotnymi wymaganiami jakie zostały wskazane w dyrektywie. Bardzo ważne jest przechowywanie sporządzonej dokumentacji przez okres co najmniej 10 lat.
Zgodnie z obowiązującą dyrektywą dotyczącą bezpieczeństwa zabawek powyższa dokumentacja techniczna powinna zostać sporządzona w języku urzędowym państwa członkowskiego UE.
Ocena bezpieczeństwa polega na zidentyfikowaniu potencjalnych zagrożeń, które zabawka może stwarzać, a także na analizie narażenia na takie zagrożenia. Przedmiotowa ocena powinna być przeprowadzona przed wprowadzeniem zabawki do obrotu. Musi obejmować zagrożenia chemiczne, fizyczne, mechaniczne, elektryczne, palności, higieny i radioaktywne.
Ocena zgodności to ustalenie producenta, że zabawka wyprodukowana przez niego jest zgodna z przepisami bezpieczeństwa określonymi w dyrektywie. Procedura może być przeprowadzana wewnętrznie bądź przez stronę trzecią.
Jeżeli siedziba producenta jest zlokalizowana poza obszarem UE i jako importer lub dystrybutor wprowadza zabawkę do obrotu, korzystając przy tym z własnej nazwy lub też znaku towarowego, automatycznie przyjmuje obowiązki producenta. Powyższe odnosi się także do modyfikacji zabawki znajdującej się już w obrocie, przez co zmianie ulega jej zgodność z przepisami.
Niezbędne elementy dokumentacji technicznej:
- Szczegółowy opis projektu i produkcji, w tym wykaz stosowanych części składowych i materiałów użytych w zabawkach, a także karty charakterystyki substancji chemicznych otrzymane od dostawców substancji chemicznych;
- Wyniki przeprowadzonych ocen bezpieczeństwa;
- Wykorzystaną procedurę oceny zgodności;
- Kopię deklaracji zgodności WE;
- Adresy miejsc produkcji i magazynowania;
- kopie dokumentów, które producent przedłożył jednostce notyfikowanej, jeśli jest zaangażowana;
- Sprawozdania z badań i opis, w jaki sposób producent zapewnił zgodność produkcji, jeżeli producent zastosował procedurę wewnętrznej kontroli produkcji;
- Kopię certyfikatu badania typu WE, opis, w jaki sposób producent zapewnił zgodność produkcji oraz kopie dokumentów, które producent przedłożył właściwej jednostce notyfikowanej, jeżeli producent przedstawił zabawkę do badania typu WE.
Dokumentacja techniczna powinna składać się z elementów, które wykazują, że zabawka spełnia wymagania dyrektywy w sprawie bezpieczeństwa zabawek i przeszła wszelkie wymagane oceny. Na stronie internetowej Komisji Europejskiej znaleźć można wzór deklaracji zgodności we wszystkich urzędowych językach państw członkowskich Unii Europejskiej. Załącznik IV dyrektywy w sprawie bezpieczeństwa zabawek zawiera listę wszystkich dokumentów, które tworzą dokumentację techniczną.
Przed wprowadzeniem zabawki do obrotu konieczne jest, żeby producent sporządził deklarację zgodności WE. Dokument, w którym producent oświadcza, iż zabawka spełnia wszelkie wymagania zasad bezpieczeństwa i ponadto jako producent przyjmuje na siebie odpowiedzialność za zgodność zabawki z przepisami i obowiązującymi normami. Deklaracja zgodności powinna być przechowywana przez producenta, upoważnionego przedstawiciela na obszarze UE (jeżeli istnieje) bądź importera (jeżeli istnieje) przez co najmniej 10 lat chwili wprowadzenia jej do obrotu.
Warunkiem koniecznym jest przetłumaczenie deklaracji zgodności na wszystkie języki państw członkowskich, w których zabawka będzie wprowadzona do obrotu. Deklaracja zgodności musi określać wprost, której zabawki dotyczy. Komisja Europejska na swojej stronie internetowej umieściła wzór, który ułatwi producentom sporządzenie deklaracji zgodności.
Kolejnym krokiem jest umieszczenie zgodności oznakowania oraz numeru identyfikacyjnego. Oznakowanie CE jest to oznakowanie, przez które producent oświadcza, że zabawka spełnia wszystkie wymagania określone przez normy UE. Oznakowanie CE powinno być umieszczone na zabawce, etykiecie bądź opakowaniu w sposób widoczny, czytelny, trwały. W przypadku zabawek małych rozmiarów lub takich, które są złożone z małych części – oznakowanie CE umieszcza się na etykiecie lub załączonej ulotce. Jeśli oznakowanie CE jest niewidoczne przez opakowanie, to powinno ono być umieszczone na opakowaniu. Producenci muszą zapewnić, żeby ich zabawki były oznaczone nazwą typu, numerem partii, serii lub modelu, bądź inną informacją, która umożliwi identyfikację. Gdy wielkość bądź charakter zabawki nie pozwalają na to, niezbędne informacje można umieścić na opakowaniu bądź dokumencie załączonym do zabawki.
Producenci zobowiązują się także zagwarantować stosowanie procedur, które mają na celu zapewnienie zgodności produkcji seryjnej, również w przypadku zmiany projektu bądź cech charakterystycznych zabawki oraz zmian w stosownych normach zharmonizowanych.
Producenci powinni umieścić nazwę i adres swojego przedsiębiorstwa na zabawce, opakowaniu lub w dokumencie dołączonym do produktu. Podany adres powinien w pełni umożliwiać kontakt z producentem. Strona internetowa jest informacją dodatkową – nie zastępuje adresu. Adres składa się z ulicy i numeru (ewentualnie skrzynki pocztowej) kodu pocztowego, nazwy miejscowości lub miasta. W przypadku umieszczenia na opakowaniu bądź produkcie kilku adresów kontaktowych, należy wyraźnie oznaczyć jeden, który będzie stanowił punkt kontaktowy.
Umieszczone przez producenta ostrzeżenia powinny być widoczne, czytelne, zrozumiałe oraz dokładnie oznaczone na zabawce, przymocowanej etykiecie lub opakowaniu. Do małych zabawek sprzedawanych bez opakowania przymocowane muszą być odpowiednie ostrzeżenia. Ostrzeżenia muszą być sporządzone w języku lub językach określonych przez każde państwo członkowskie, łatwo zrozumiałych przez konsumentów.
Producent, który uważa, że sprzedawana przez niego zabawka jest niezgodna z przepisami, musi podjąć natychmiastowe działania zmierzające do zmiany powyższego m.in. doprowadzenie zabawki do zgodności, odzyskanie lub wycofanie z obrotu, w niektórych przypadkach. W takich sytuacjach zaleca się współpracę firm, która ma na celu zebranie wszelkich informacji, które umożliwią podjęcie odpowiednio skoordynowanych działań.
Jeżeli zabawka stwarza zagrożenie, producent musi niezwłocznie poinformować o tym właściwe organy krajowe państw członkowskich, w których zabawka została udostępniona, podając szczegółowe informacje dotyczące niezgodności oraz podjętych środków naprawczych.
Producenci we wszystkich stosownych przypadkach w sytuacji zagrożeń związanych z zabawką, są zobowiązani do przeprowadzania badań prób produktów wprowadzanych do obrotu. Nie jest jednak konieczne przeprowadzenie badania próby każdego produktu, który jest wprowadzony do obrotu. Jako że wymóg dotyczy również importerów, zaleca się współpracę, by uniknąć powielania czynności.
Producenci muszą prowadzić ewidencję skarg związanych z zabawkami niezgodnymi z obowiązującymi normami. Powinni również informować o tym dystrybutorów.
Łańcuch dostaw powinien być łatwy do zidentyfikowania. Podmioty gospodarcze powinny wiedzieć kto dostarczył im zabawkę oraz od kogo wcześniejszy podmiot ją nabył. Powyższe informacje powinny zostać zapisane i przechowywane przez okres co najmniej 10 lat od momentu wprowadzenia zabawki do obrotu.
Po dość dokładnym omówieniu obowiązków producenta, możliwe jest wskazanie jakie obowiązki ma importer, gdyż tak jak zostało wskazane to wyżej ich obowiązki są niemalże tożsame.
Importerem jest każda osoba fizyczna lub prawna, która ma siedzibę w UE i wprowadza na rynek Unii Europejskiej zabawkę z kraju spoza UE.
Ważna informacją dla importera jest to, iż jeżeli producent ma swoją siedzibę poza UE, a zabawka jest wprowadzana przez importera pod jego własną nazwą bądź znakiem towarowym, lub jeżeli dokonywana jest modyfikacja zabawki, znajdującej się już obrocie, importera uważa się wówczas za producenta. W związku z tym wstępuje we wszystkie jego obowiązki oraz ponosi za niego odpowiedzialność.
Importer musi sprawdzić, czy producent przeprowadził odpowiednią procedurę zgodności i czy na żądanie dostępna jest odpowiednia dokumentacja. Aby tego dokonać, wystarczy sprawdzić, czy producent stosuje odpowiednie systemy – procedury.
Importer musi przechowywać kopię deklaracji zgodności WE na terenie UE oraz być w stanie udostępnić ją organom kontrolnym przez okres 10 lat od wprowadzenia zabawki do sprzedaży. Importer musi dać zapewnienie, by producent sporządził dokumentację techniczną w celu uzyskania kompletnej listy wymagań dotyczących dokumentacji technicznej. Importer musi zapewnić jej dostępność właściwym organom przez 10 lat od chwili sprzedaży zabawki.
Importerzy nie są zobowiązani do fizycznego przechowywania dokumentacji technicznej (poza deklaracją zgodności). Muszą zapewnić, aby była dostępna. Jeśli importerzy nie są pewni, że będą w stanie uzyskać przedmiotową dokumentację w dowolnym czasie lub jeżeli producent nie zachowa jej przez 10 lat, powinni w celu bezpieczeństwa uzyskać i zachować ją sami.
Importerzy muszą zapewnić obecność oznakowania CE i numeru identyfikacyjnego lub innego elementu umożliwiającego identyfikację zabawki. Importerzy muszą także zapewnić, że zabawce towarzyszą wymagane dokumenty. Importerzy nie mają obowiązku sprawdzania każdego produktu indywidualnie, ale muszą upewnić się, że producenci wdrożyli procedury i systemy, które pozwalają zapewnić, że dokumenty są obecne.
Importerzy zobowiązani są umieścić nazwę i adres na zabawce bądź na opakowaniu lub dokumencie, którego dołączenie do produktu jest wymagane. Informacje umieszcza się na opakowaniu detalicznym.
Importerzy zobowiązani są do zapewnienia, aby sporządzane instrukcje obsługi i informacje dotyczące bezpieczeństwa były sporządzone w odpowiednich językach, a także przeprowadzić proces dostosowania zabawek, które nie są zgodne z obowiązującymi normami, by były z nimi zgodne. Jeżeli nie jest możliwe zastosowanie powyższego, wówczas zabawki należy wycofać z obrotu.
Istnieją specjalne jednostki certyfikujące, które pomagają w uzyskaniu i zabezpieczeniu powyższego młodym przedsiębiorcom wkraczającym na rynek. Opłata jest indywidualna uzasadniona nakładem pracy oraz potrzebami.
Niżej zostały przedstawione sankcje za niezastosowanie się do powyższych obowiązków. Jeśli wymagane informacje nie zostaną udostępnione oraz zapewnione do wglądu, organ nadzoru rynku może zobowiązać do przeprowadzenia badania zabawki przez jednostkę notyfikowaną na koszt producenta, we wskazanym czasie, by sprawdzić czy jest zgodność z normami zharmonizowanymi oraz zasadniczymi wymaganiami bezpieczeństwa. W przypadku gdy istnieje nadal niezgodność, właściwy organ podejmie odpowiednie kroki w celu ograniczenia bądź zakazania udostępnienia zabawki na rynku, bądź też dołoży starań, aby doszło do wycofania jej z obrotu. Jeżeli producenci i importerzy zabawek nie spełniają wymagań bezpieczeństwa określonych w dyrektywie, kraje członkowskie mogą zdecydować o nałożeniu sankcji.
W dyrektywie w sprawie bezpieczeństwa zabawek nie została poruszona kwestia zabawek używanych w sposób bezpośredni. Dyrektywa w sprawie bezpieczeństwa zabawek wskazuje zabawki wprowadzane na rynek UE od 20 lipca 2011 r. Jeżeli używana zabawka została wprowadzona na rynek UE wcześniej, nie stosuje się do niej zapisów dyrektywy w sprawie bezpieczeństwa zabawek. Jeżeli zabawka pochodzi spoza UE i została wprowadzona na rynek Unii Europejskiej pierwszy raz, stosuje się dyrektywę w sprawie bezpieczeństwa zabawek. Na importerach zabawek używanych spoczywają takie same obowiązki jak na importerach innych zabawek. Nie istnieje podział na zabawki nowo wyprodukowane i używane. Wszystkie muszą posiadać odpowiednią dokumentację i oznakowanie.
Ogólne wytyczne oraz wytyczne dokumentacji technicznej dostępne są w języku chińskim na stronie Komisji Europejskiej. Powinny pomagać podmiotom gospodarczym z Chin w spełnieniu obowiązkowych wymagań. Importer, który uważa, że wprowadzona przez niego zabawka nie jest zgodna z prawodawstwem harmonizacyjnym UE, w związku z tym powinien niezwłocznie podjąć odpowiednie środki naprawcze w celu zapewnienia jej zgodności z przepisami. Jeżeli zabawka może stwarzać bądź stwarza zagrożenie, importer zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym odpowiednie organy krajowe państw członkowskich, w których doszło do udostępnienia produktu.
Strona internetowa Komisji Europejskiej zawiera wykaz wszystkich jednostek notyfikowanych w zakresie dyrektywy w sprawie bezpieczeństwa zabawek.
Olga Płudowska
Treści dostarcza: Omega Kancelarie Prawne Sp. z o.o.
