Zwołanie walnego zgromadzenia w spółce niepublicznej
[30.06.2014] Walne zgromadzenie to najważniejszy organ spółki. Zwoływane jest w myśl art. 399 KSH przez zarząd spółki. Również rada nadzorcza może zwołać zwyczajne walne zgromadzenie w przypadku gdy zarząd nie zwoła go w terminie określonym w ustawie lub w statucie, oraz nadzwyczajne walne zgromadzenie, jeżeli zwołanie go rada uzna za uzasadnione.
Warto w tym miejscu wskazać, że zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 16 lutego 2005 r., o sygn. Akt III CK 296/04, "Podjęcie przez zarząd spółki akcyjnej uchwały o zwołaniu walnego zgromadzenia bez obecności jednego z członków zarządu, który o posiedzeniu nie był zawiadomiony, nie powoduje bezskuteczności jego zwołania, a podjętych na nim uchwał za nieistniejące. Uchwały takie mogą być zaskarżone na podstawie art. 425 § 1 k.s.h."
Analizując procedurę zwołania walnego zgromadzenia w spółce niepublicznej należy wskazać, że w myśl art. 402 § 1 KSH w zw. z art. 5 § 3 KSH zwołanie następuje przez zamieszczenie ogłoszenia o terminie, miejscu i porządku obrad w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Określone wyżej ogłoszenie powinno być dokonane na trzy tygodnie przed planowanym terminem walengo zgromadzenia.
W przypadku gdy wszystkie akcje wyemitowane przez spółkę są imienne Ustawodawca uprościł procedurę zwołania zgromadzenia akcjonariuszy. Walne zgromadzenie może być wtedy zwoływane na podstawie art. 402 § 3 KSH tj. za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem walnego zgromadzenia. Dzień wysłania listów jest uważany za dzień ogłoszenia. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być również wysłane akcjonariuszowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.
Zwołanie walnego zgromadzenia oparte jest w spółce niepublicznej na zamieszczeniu ogłoszenia Monitorze Sądowym i Gospodarczym a uprawnieni akcjonariusze będą mogli to zawsze uczynić po wskazaniu przez nich legitymacji do takiego działania.
Jak wskazano wyżej do zachowania procedury konstytuowania się zgromadzenia akcjonariuszy wymagane jest wskazanie legitymacji po stronie każdego kto ma zamiar brać w nim udział.
W przypadku spółki niepublicznej wykazanie legitymacji przez akcjonariusza odbywa się przez obowiązek złożenia akcji na okaziciela bądź stosownych zaświadczeń dokumentujących fakt ich złożenia u notariusza lub we właściwej instytucji finansowej na co najmniej tydzień przed terminem walnego zgromadzenia.
W odniesieniu do uprawnionych z akcji imiennych, zgodnie z art 406 § 1 KSH do wykazania legitymacji do udziału w walnym zgromadzeniu wystarczy wpis w księdze akcyjnej dokonany na tydzień przed odbyciem walnego zgromadzenia.
Konkludując należy wskazać, że ze względu na rangę walnego zgromadzenia w konstrukcji spółki akcyjnej jak również specyfikę tego organu wyrażającą się konstytuowaniem się zgromadzenia akcjonariuszy ad hoc w wyniku jego zwołania, niezwykle ważne jest spełnienie wszystkich opisywanych wyżej warunków dotyczących prawidłowego jego zwołania i weryfikacji legitymacji akcjonariusza do udziału w nim.
Michał Szczodry, aplikant radcowski
Łukasz Bernatowicz, radca prawny
Kancelaria Radców Prawnych i Doradców Podatkowych Bernatowicz Komorniczak Mazur sp.p.
Treści dostarcza: ECDDP sp. z o.o.
