Wytyczne dla branży eventowej w zakresie organizacji targów w trakcie epidemii

wytyczne-dla-branzy-eventowej-w-zakresie-organizacji-targow-w-trakcie-epidemii

wytyczne-dla-branzy-eventowej-w-zakresie-organizacji-targow-w-trakcie-epidemii

Od 6 czerwca 2020 r. rząd przywrócił do życia działalność przedsiębiorców z branży eventowej: organizacji spotkań targowych, biznesowych, konferencji, szkoleń i kongresów, zamrożonych w marcu wskutek nastania epidemii COVID-19. Mogą oni znów świadczyć swoje usługi, niemniej pod rygorem zachowania określonych wytycznych.

Zakaz prowadzenia działalności przez ww. branże został zniesiony Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz.U. 2020 poz. 964). Stanowi ono, że od 6 czerwca przedsiębiorcy oraz inne podmioty trudniące się działalnością związaną z organizacją, promocją lub zarządzaniem imprezami, takimi jak targi, wystawy, kongresy, konferencje, spotkania, włączając działalność polegającą na zarządzaniu i dostarczaniu pracowników do obsługi terenów i obiektów, w których te imprezy mają miejsce, mogą znów prowadzić tę działalność, jednak pod warunkiem, że w miejscu odbywania się imprezy będzie znajdowała się nie więcej niż 1 osoba na 4 m2 powierzchni dostępnej dla uczestników, widzów lub klientów, z wyłączeniem obsługi. Drugim warunkiem jest realizowanie przez uczestników obowiązku zakrywania ust i nosa.

Ministerstwo Rozwoju wydało również wytyczne dla tych branż. I tak:

1) organizatorzy spotkań biznesowych, szkoleń, konferencji i kongresów, muszą m.in.:

a) wyznaczyć osobę ds. przeciwdziałania COVID- 19, której zadaniem jest przygotowanie i wdrożenie wszystkich niezbędnych procedur dot. COVID – 19 na danym wydarzeniu,

b) zapewnić pozyskanie niezbędnych danych osobowych i kontaktowych wszystkich uczestników wydarzenia za ich zgodą, na wypadek stwierdzenia u któregoś́ z uczestników lub pracowników zakażenia koronawirusem,

c) poinformować uczestników przed oraz przy samym rozpoczęciu spotkania o zastosowanych procedurach dot. przeciwdziałaniu zakażeniu,

d) zapewnić obowiązkową dezynfekcję dłoni uczestników, pracowników i dostawców przed wejściem na teren wydarzenia,

e) przeprowadzić szkolenia pracowników i dostawców w zakresie zastosowanych procedur przeciwdziałania COVID – 19 przy organizacji danego wydarzenia, uwzględniające bezdotykową obsługę uczestników spotkania,

f) zapewnić w miejscu realizacji spotkania odpowiednią ilość środków ochrony osobistej w przypadku braku ich posiadania przez uczestników,

g) zwiększyć do min. 1,5 m fizyczne odległości między pracownikami i zachować bezpieczeństwo pracy,

h) w przypadku organizacji wydarzenia dla minimum 50 uczestników zapewnić obecność zespołu ratownictwa medycznego przeszkolonego w zakresie COVID – 19 i dysponującego pełnymi środkami ochrony osobistej,

i) uruchomić alarmowy numer telefonu organizatora, dostępny w czasie wydarzenia, oraz zapewnić oznakowanie w widocznych miejscach informacji o tym numerze i zasadach korzystania,

j) układ przestrzenny, czyli m.in. sceny, krzeseł, stolików, powinien zostać zorganizowany w sposób zapewniający zwiększenie do min. 2 m fizycznej odległości między uczestnikami oraz uniemożliwiający samodzielny wybór miejsca przez uczestnika,

k) zapewnić kilka razy w ciągu dnia, nie rzadziej niż co godzinę, w zależności od liczby uczestników, skali przedsięwzięcia, czyszczenie powierzchni wspólnych, z którymi stykają się uczestnicy wydarzenia,

l) zapewnić częste wietrzenie/wentylację pomieszczeń,

ł) zorganizować strefy wejścia/wyjścia tak by:

– w widocznym miejscu przed wejściem na teren wydarzenia powinna być umieszczona instrukcja dot. mycia rąk, zdejmowania i zakładania rękawiczek, zdejmowania i zakładania maseczki, a  przy dozownikach z płynem do dezynfekcji – instrukcja prawidłowej dezynfekcji rąk,

– oczekiwanie w kolejce do wejścia na teren spotkania powinno umożliwiać min. 2-metrową odległość między uczestnikami,

  1. m) zapewnić przestrzeganie nakazu, by maksymalna liczba osób, mogących jednocześnie przebywać́ w windzie, byłą podzielona przez trzy,
  2. n) a także realizować wiele innych wytycznych dla zapewnienia bezpieczeństwa w miejscu eventu,
  3. o) przestrzegać procedur zapobiegawczych oraz procedur postępowania w przypadku podejrzenia zakażenia koronawirusem u uczestnika, pracownika, dostawcy eventu;

2) organizatorzy targów muszą m.in.:

a) wprowadzić codzienne procedury przeprowadzania i dokumentowania wywiadu epidemiologicznego, w szczególności o braku wstępowania objawów chorobowych u pracownika/osoby świadczącej usługi oraz o braku kontaktu z osobą, która miała widoczne objawy chorobowe lub była narażona na kontakt z osobą zakażoną,

b) zapewnić środki ochrony osobistej dla pracowników/osób świadczących usługi (maseczki, rękawice jednorazowe) i preparaty do dezynfekcji rąk,

c) zmienić sposób organizacji przestrzeni wystawienniczych poprzez poszerzenie ciągów komunikacyjnych pomiędzy stoiskami wystawienniczymi do szerokości minimum 3 metrów,

d) wprowadzić sprzedaż biletów wstępu online z podziałem na poszczególne dni,

e) zapewnić możliwości zakupu maseczek w przynajmniej jednym punkcie na terenie obiektu targowego,

f) zainstalować odpowiednią liczbę pojemników z preparatem dezynfekującym przy wszystkich wejściach, w toaletach i innych ogólnodostępnych przestrzeniach,

g) zrezygnować z roznoszenia ulotek i takich działań na terenie obiektów wystawienniczych, które mogłyby sprzyjać tworzeniu się skupisk ludzi,

h) wprowadzić rejestrację wszystkich uczestników targów, w celu pozyskania danych osób przebywających na targach,

i) wyznaczyć odrębne drogi komunikacyjne dla uczestników wydarzenia – jednej dla gości wchodzących na teren targów, drugiej dla wychodzących,

j) zapewnić bezpieczną przestrzeń dla gości oczekujących na wejście na teren targów, poprzez wydzielenie stref kolejki do wejścia poprzez linie i umieszczenie naklejek wskazujących kierunki, tak, aby odległość pomiędzy osobami wynosiła minimum 2 m,

k) wprowadzić system liczenia osób, co umożliwi weryfikację liczby osób przebywających na terenie targów oraz pozwoli na blokadę wejścia, w przypadku przekroczenia dozwolonej liczby osób,

l) dokonywać bezdotykowego pomiaru temperatury ciała w strefie wejścia, o ile będzie to zalecane przez Głównego Inspektora Sanitarnego,

ł) przygotować zamknięte, odizolowane i odpowiednio dezynfekowane pomieszczenia dla osób z objawami infekcji,

m) wyposażyć punkty obsługi w osłony z plexi, o ile nie jest możliwe zachowanie bezpiecznej odległości 2 m,

n) dopuszczać do pracy jedynie pracowników po przeprowadzonej kontroli temperatury ciała, oraz wyposażonych w maseczki / przyłbice ochronne oraz rękawiczki, jeśli nadal będzie to wymagane obowiązującymi przepisami prawa lub zaleceniami GIS,

o) przygotować bezpieczne strefy kolejki do punktów obsługi, w której oczekujący będą oddaleni od siebie o minimum 2 metry,

p) zapewnić dezynfekcję powierzchni lady recepcyjnej w punkcie obsługi nie rzadziej niż co godzinę,

r) dostosować liczbę dostępnych miejsc siedzących na terenach targowych poprzez wprowadzenie specjalnych rozwiązań umożliwiających zachowanie odległości przynajmniej 2 metrów,

s) zobowiązać dostawców do zapewnienia na stoiskach stosownych środków ochrony osobistej dla personelu oraz środków dezynfekujących,

t) zapewnić regularne, nie rzadziej niż co 2 godziny, czyszczenie i dezynfekcja często dotykanych elementów infrastruktury: klamki, poręcze, balustrady, blaty z użyciem środków dezynfekujących,

u) zapewnić regularne wentylowanie pomieszczeń i przestrzeni, w jakich przebywają uczestnicy,

w) zapewnić obecność zespołu medycznego dostępnego na terenach targowych podczas wydarzenia,

x) a także realizować wiele innych wytycznych dla zapewnienia bezpieczeństwa w miejscu odbywania targów, oraz

y) przestrzegać procedur zapobiegawczych oraz procedur postępowania w przypadku podejrzenia zakażenia koronawirusem u uczestnika, pracownika, dostawcy eventu.

Redakcja Portalu Skarbiec.biz

Partner Portalu Skarbiec.biz

Kancelaria Prawna Skarbiec oferuje doradztwo strategiczne dla osób zamożnych. Specjalizujemy się w tworzeniu kompleksowych strategii ochrony majątku prywatnego i firmowego oraz zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi.

Anonimizacja biznesu | Ochrona majątku | Przeniesienie majątku za granicę | Spółki za granicą | Private banking za granicą | Zarządzanie sytuacjami kryzysowymi | Zarządzanie ryzykiem nadużyć | Reprezentacja w toku kontroli celno-skarbowej | Reprezentacja przy zwrocie VAT

Kancelaria Prawna Skarbiec – pewny partner w niepewnych czasach
Oceń ten artykuł: