Kontrola kosztów firmy? To nic strasznego!

kontroling

Obecna sytuacja gospodarcza sprawiła, że przedsiębiorcy siłą rzeczy zaczęli przykładać większą uwagę do kontroli kosztów firmy. Na czym ona polega, czy faktycznie jest pracochłonna i gdzie szukać pomocy przy jej wdrażaniu?

Podstawą kontroli kosztów firmy jest budżetowanie. Wiele firm broni się jednak przed tym rękami i nogami. Nadal pokutuje bowiem przekonanie, że tworzenie planu finansowego przypomina trochę wróżenie z fusów, a my nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkich okoliczności i wydatków.

– Przyczyn tej niechęci należy szukać w braku wiedzy, połączonej z negatywnymi stereotypami dotyczącymi budżetowania. Bardzo często właściciele firm słyszą od swoich pracowników: „szefie, ale tego się nie da zaplanować, nie wiem, ile to będzie kosztowało, nie wiem, kiedy klient zapłaci…”. Do tego dochodzi opinia, że tworzenie budżetu to trudny i pracochłonny proces, który ogranicza elastyczność – tłumaczy Sebastian Uryn, ekspert finansowy z Grupy Doradczej Compertus i dodaje: – To jednak nieprawda. Praktyka pokazuje, że z biznesowego punktu widzenia zawsze lepszą opcją jest niedoszacowany plan, który będziemy na bieżąco modyfikować niż brak jakiejkolwiek strategii. Jeśli bowiem nie zaplanujemy wydatków, które w najbliższym czasie poniesiemy, nie jesteśmy w stanie ocenić, czy ich wartość była odpowiednia.

Kontroling – co można zyskać?

Korzyści z systematycznego przyglądania się finansom firmy jest naprawdę wiele. Za sprawą stałej kontroli kosztów jesteśmy w stanie na czas reagować na negatywne zjawiska, np. obniżenie rentowności. Firma zyskuje precyzyjne odzwierciedlenie swoich decyzji operacyjnych w postaci cyfr i widzi, na co ją stać, a na co nie, czyli które aktywności albo obszary powinna wyeliminować.

Kontroling pozwala też uniknąć sytuacji, w której przedsiębiorstwo buduje potencjał w nadziei na poprawę wyników finansowych – dokonuje nowych inwestycji czy zatrudnia kolejnych pracowników.

Robienie tego w sposób niezaplanowany i niekontrolowany, bardzo często skutkuje tym, że potencjalny wzrost wyniku zostaje skonsumowany przez koszty utrzymania i eksploatacji sprzętu, maszyn, budynków albo koszty stałe związane z wynagrodzeniami.

– Tworzenie planów finansowych, ze szczególnym uwzględnieniem kosztów stałych, pozwala uniknąć tej pułapki, a przede wszystkim daje właścicielom konkretne, wyrażone w liczbach wskaźniki, które pokazują, czy firma rzeczywiście się rozwija i zwiększa swoją efektywność, czy tylko zwiększa skalę swojego działania kosztem rentowności – komentuje ekspert z Grupy Doradczej Compertus.

Outsourcing coraz bardziej popularny

W idealnym świecie kontrolę kosztów firmy prowadziłoby każde przedsiębiorstwo. W przypadku mniejszych firm do sprawnego planowania wystarczy bowiem chęć, systematyczność i prosta tabela w Excelu.

W rzeczywistości nie wszyscy przedsiębiorcy są w stanie kompleksowo troszczyć się o finanse. Aby wdrożyć sprawny system kontrolingu, nie trzeba jednak tworzyć dodatkowego etatu. Dobrym rozwiązaniem jest outsourcing, czyli współpraca z podmiotami, które profesjonalnie zajmują się tym tematem. To rozwiązanie staje się coraz bardziej popularne, nawet w przypadku dużych korporacji czy zakładów produkcyjnych.

– Outsourcing znacząco usprawnia cały proces – dzięki specjaliście z zewnątrz nie tracimy energii na wyważanie otwartych drzwi. Dostajemy gotowe rozwiązanie, podparte doświadczeniem, i nie musimy testować ścieżek, które mogą nas zaprowadzić w ślepy zaułek – przekonuje Sebastian Uryn. – Outsourcing jest ponadto atrakcyjny pod względem finansowym. Obecnie praktycznie każda firma może otrzymać ofertę tego typu usług, skrojoną do jej indywidualnych możliwości.

Przedsiębiorstwa decydujące się na to rozwiązanie z reguły mają do wyboru dwie opcje. W przypadku rozbudowanych biznesów, w których mamy do czynienia z wieloma projektami, współpraca może mieć charakter stały. W większości jednak wystarczy roczna lub dwuletnia pomoc we wdrożeniu systemu kontrolingu, nad którym nadzór z czasem przejdzie do obowiązków któregoś z przeszkolonych pracowników.

Źródło: Compertus

Partner Portalu Skarbiec.biz

Kancelaria Prawna Skarbiec oferuje doradztwo strategiczne dla osób zamożnych. Specjalizujemy się w tworzeniu kompleksowych strategii ochrony majątku prywatnego i firmowego oraz zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi.

Anonimizacja biznesu | Ochrona majątku | Przeniesienie majątku za granicę | Spółki za granicą | Private banking za granicą | Zarządzanie sytuacjami kryzysowymi | Zarządzanie ryzykiem nadużyć | Reprezentacja w toku kontroli celno-skarbowej | Reprezentacja przy zwrocie VAT

Kancelaria Prawna Skarbiec – pewny partner w niepewnych czasach
Oceń ten artykuł: