Aż trzy godziny zajmuje przeciętnie pracownikami zorganizowanie każdego wyjazdu służbowego. Dla polskich firm oznacza to straty czasu, dla podróżujących – dodatkowy stres. Właśnie został opublikowany pierwszy dokładny raport na temat podróży służbowych polskich pracowników. Na zlecenie firmy Hotailors przygotowała go agencja SW Research.
Hotailors ułatwia przedsiębiorstwom organizowanie i rozliczanie podróży służbowych. Partnerami biznesowymi start-upu są m.in. Vodafone, Google, Amadeus, Kiwi i EY.
Hotailors opracowało dokładny raport o polskim rynku podróży służbowych, zawierający analizę błędów oraz rekomendacje dla firm, które chcą efektywniej organizować delegacje swoich pracowników. Eksperci mają nadzieję, że ten raport pozwoli pracodawcom lepiej zrozumieć potrzeby osób podróżujących. Efektem może być wprowadzenie zmian, które zwiększą zadowolenie pracowników i efektywność delegacji oraz przyniosą wymierne korzyści biznesowe.
Z raportu wynika m.in.:
- najbardziej niezadowoleni z wyjazdów służbowych są pracownicy firm zatrudniających ponad 150 osób,
- organizacja formalności związanych z podróżą zajmuje przeciętnie ponad 1/3 dnia roboczego,
- ponad połowa pracowników nie wie lub nie zna polityki podróży w swojej firmie – zasad organizacji wyjazdów służbowych,
- z tego powodu ich delegacje są droższe, a organizacja wyjazdów zajmuje 20 proc. czasu więcej.
Skala straconych godzin i droższych wyjazdów jest ogromna
Ponad połowa pracowników podróżuje po Polsce, Europie i świecie. Wyjazd poza granice naszego kontynentu zazwyczaj kosztuje firmę 16 702 zł. Pracownik leci samolotem i jedzie do hotelu, gdzie zazwyczaj spędza sześć nocy. Podróże po Europie są tańsze (średnio 4 109 zł za trzy noce w hotelu i przelot) nie tylko dlatego, że podróż jest krótsza, ale też dlatego, że firmy wybierają zazwyczaj niższy standard hotelu i przelotu. Najtańsze i najkrótsze są delegacje w granicach naszego kraju. Firmy płacą średnio 619 zł za przejazd pracownika pociągiem i opłacają mu pobyt w hotelu na jedną noc.
Raport dla Hotailors analizuje bolączki, z którymi borykają się pracownicy i firmy podczas podróży służbowych. Pracownicy zazwyczaj lubią wyjazdy w delegacje, a nawet są one dla nich elementem podnoszącym atrakcyjność miejsca pracy. Jednak kiedy przychodzi do organizacji podróży, pojawiają się problemy. Największe z nich to właśnie planowanie wyjazdu, potrzeba pokrywania wydatków w całości z własnej kieszeni, a także rozliczanie ich po powrocie.
Z punktu widzenia pracodawców to również poważny problem, bo cały proces planowania i rozliczania delegacji wyłącza pracownika na trzy godziny z jego codziennych zadań. To mniej więcej jedna trzecia dnia pracy! Organizacja wyjazdów służbowych to problem, który będzie narastał. Bo zdaniem tylko 12 proc. respondentów będą oni podróżować mniej niż dotychczas. W momencie zwiększania skali działania podróże służbowe stają się obszarem, który bez optymalizacji powoduje nie tylko ogromne obciążenia, ale jest również nieefektywny finansowo.
Pracownicy zwracają uwagę, że zależałoby im na poprawie jakości bazy hotelowej oraz zniesieniu konieczności pokrywania całości wydatków
Bywa, że kiedy intensywność podróży wzrasta, stają się one dla pracowników źródłem stresu. Można wówczas zauważyć u niektórych pracowników coś w rodzaju syndromu „zmęczenia podróżami służbowymi”. Przejawia się on m.in. szukaniem zastępstw lub nawet braniem zwolnień lekarskich.
Rozwiązaniem wielu problemów polskich firm jest wykorzystanie nowych technologii w planowaniu i rozliczaniu podróży służbowych.
Źródło: Hotailors
