Ewidencja przebiegu wynajętego pojazdu a nieodliczony VAT jako koszt podatkowy
na gruncie ustawy o CIT

[17.11.2015] Przebieg pojazdu powinien zostać udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

Na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej ustawy o CIT), zasadniczo nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, przy czym podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT). Przebieg pojazdu powinien zostać zatem udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (art. 16 ust. 5 ustawy o CIT).

Jak wynika z obecnie już ugruntowanego stanowiska organów podatkowych, limit kilometrów wynikający z ewidencji przebiegu pojazdów zaprowadzonej dla wynajętego samochodu osobowego odnosi się jedynie do wydatków o charakterze eksploatacyjnym (np. koszty paliwa) i nie obejmuje on kosztów związanych z uzyskaniem możliwości używania samochodu (opłata za wynajem samochodu).

Pomimo ustalenia wskazanych wyżej zasad rozliczania kosztów uzyskania przychodów, podatnicy wciąż mają wątpliwości odnośnie możliwości zaliczenia w koszty nieodliczonego podatku od towarów i usług od wydatków eksploatacyjnych czy też czynszu najmu w sytuacji w której podatnik nie zaprowadzi ewidencji przebiegu pojazdu dla tego rodzaju samochodu. Na gruncie ustawy o CIT, co do zasady nie stanowi kosztów uzyskania przychodów podatek od towarów i usług, z tym że jest kosztem uzyskania przychodów podatek naliczony:

– jeżeli podatnik zwolniony jest od podatku od towarów i usług lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług,

– w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług – jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej (art. 16 ust. 1 pkt 46 lit a ustawy o CIT).

Sytuacja wydaje się jednoznaczna odnośnie opłaty za wynajem samochodu – skoro ustawodawca nie ogranicza możliwości zaliczenia w koszty podatkowe wartości netto tych wydatków, analogiczne zasady będą dotyczyć kwoty nieodliczonego podatku VAT. Bez wpływu na prawo do zaliczenia w koszty uzyskania przychodów nieodliczonego na gruncie ustawy o VAT podatku naliczonego winno w tym przypadku mieć zaprowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Wątpliwości pojawiają się jednak co do możliwości zaliczenia w koszty nieodliczonego podatku VAT od kosztów o charakterze eksploatacyjnym w sytuacji w której podatnik nie zaprowadził ewidencji przebiegu pojazdu. Należy zatem rozstrzygnąć, czy pomimo braku możliwości zaliczenia w koszty podatkowe wydatków w kwotach netto (brak ewidencji przebiegu pojazdu – art. 16 ust. 5 ustawy o CIT), sam podatek VAT będzie stanowił koszt podatkowy.

Należy uznać, iż brak możliwości zaliczenia wydatków o charakterze eksploatacyjnym do kosztów uzyskania przychodów w związku z brakiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy jedynie kwot netto ponoszonych wydatków. W konsekwencji istnieją przesłanki pozwalające twierdzić, że nieodliczony podatek od towarów i usług od wydatków eksploatacyjnych będzie mógł, na podstawie art. 16 ust 1 pkt 46 lit. a) tiret drugie ustawy o CIT, zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Powyższe stanowisko potwierdzają organy podatkowe – przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 17.03.2015 r. znak IPPB3/423-1300/14-2/GJ.

Tomasz Pastuszka
Konsultant Podatkowy w ECDDP Sp. z o.o.

Treści dostarcza: ECDDP sp. z o.o.