Sytuacja związana z COVID-19 bardzo utrudnia, a niekiedy wręcz uniemożliwia realizację dostaw przedsiębiorcom, którzy współpracują z zagranicznymi firmami. Jak mogą uniknąć kar finansowych za nieprzestrzeganie terminów? Krajowa Izba Gospodarcza w Warszawie wydaje „zaświadczenie o działaniu siły wyższej”, które pomaga zwolnić od odpowiedzialności kontraktowej lub odpowiedzialności z tytułu przekroczenia terminów odprawy czasowej.
Jak przedsiębiorca może uzyskać dokument?
- Należy złożyć Wniosek w KIG w Biurze Legalizacji, Certyfikacji i Karnetów ATA. Wniosek można złożyć osobiście w siedzibie KIG (ul. Trębacka 4, Warszawa) lub online, wysyłając dokumenty na adres: legalizacja@kig.pl.
WAŻNE: Po złożeniu Wniosku elektronicznie przedsiębiorca będzie zobowiązany do przedłożenia oryginałów dokumentów przy odbiorze zaświadczenia.
- Formularz Wniosku wraz z wykazem niezbędnych dokumentów są dostępne na stronie KIG w zakładce Zaświadczenia: https://kig.pl/uslugi/karnety-ata-legalizacja-swiadectwa-pochodzenia-certyfikacja/dla-eksporterow/zaswiadczenia-kig/
- Zaświadczenie można uzyskać w języku polskim i angielskim, a w razie potrzeby również w innych językach.
- Koszt wystawienia zaświadczenia zależy od złożoności wnioskowanej sprawy i wynosi od 300 PLN do 600 PLN (w przypadkach skomplikowanych dotyczących spraw o dużych wartościach kontraktowych do1200 PLN).
- Średni czas oczekiwania na zaświadczenie, w zależności od skomplikowania sprawy, wynosi standardowo od kliku dni do dwóch tygodni. Czas oczekiwania zależy od kompletności przekazanej dokumentacji.
- Zaświadczenie można odebrać osobiście w siedzibie KIG lub zostanie przesłane pocztą.
Jak przedsiębiorcy mogą uniknąć kar za nieterminowy eksport? Może pomóc dokument od KIG
Rozmowa z Wojciechem Januszko, dyrektorem Biura Legalizacji, Certyfikacji i Karnetów ATA w Krajowej Izbie Gospodarczej
Na jakiej podstawie KIG wystawia przedsiębiorcom „zaświadczenie o działaniu siły wyższej”?
Działania Krajowej Izby Gospodarczej (realizowane przez KIG Biuro Legalizacji, Certyfikacji i Karnetów ATA – KIG BLCA) związane z wystawianiem różnego rodzaju zaświadczeń, w tym zaświadczeń o zaistnieniu okoliczności mogących stanowić podstawę do zwolnienia od odpowiedzialności kontraktowej lub podstawę do zwolnienia z odpowiedzialności dotyczącej przekroczenia terminów odprawy czasowej, zwane także „zaświadczeniami o działaniu siły wyższej”, prowadzone są zgodnie z zapisami uregulowań prawnych, a także zgodnie ze zwyczajami międzynarodowymi, gdzie narodowe Izby Gospodarcze, jako instytucje zaufania publicznego, są dedykowane do ich wystawiania. Dokumenty te wystawiane są dla polskich przedsiębiorców w związku z ich działaniami na rynkach międzynarodowych.
Czy taki dokument jest honorowany na całym świecie?
Oczywiście, samo wystawienie tego zaświadczenia dla polskiego przedsiębiorcy, nie jest warunkiem jedynym dla uznania okoliczności zaistnienia nieprzewidzianych okoliczności w realizacji kontraktu. O tym decyduje prawodawstwo kraju partnera biznesowego, zapisy umów i kontraktów, a także decyzja samego zagranicznego klienta.
Wieloletnie doświadczenie z wystawiania przez KIG (KIG BLCA) kilkuset tego rodzaju zaświadczeń wskazuje jednak na to, że dokument ten bardzo często był decydujący przy uznawaniu wystąpienia tzw. „siły wyższej”.
Nasze zaświadczenia powinny być honorowane we wszystkich krajach, lecz decydują o tym uwarunkowania prawne danego kraju. Nie spotkaliśmy się jednak z odrzuceniem zaświadczenia z przyczyn wystawienia go przez Krajową Izbę Gospodarczą.
W jakich sytuacjach sprawdzało się zaświadczenie?
Sprawy dotyczyły bardzo różnych sytuacji o różnym zakresie i skali. Dotyczyły między innymi dostaw sprzętu o bardzo dużej wartości, gdzie w skutek zaistnienia nieprzewidzianych wcześniej zaburzeń u zagranicznego dostawcy podzespołów (wprowadzenie nowych uregulowań dla eksportu) realizacja kontraktu dla innego kontrahenta zagranicznego nie mogła być zrealizowana w terminie. Argumenty te zostały uznane.
Zaświadczenia były wydawane dla różnych firm, począwszy od przemysłu ciężkiego do małych firm wykonujących podzespoły. Nie mamy tu ograniczeń, decyduje tu meritum sprawy.
W jakich językach dokument może być wydany?
Zaświadczenia są wydawane w języku polskim i angielskim. Były też tłumaczone na język niemiecki i hiszpański. Jesteśmy przygotowani na wydawanie ich w dowolnym języku w ramach potrzeb. W tych przypadkach konieczne jest tłumaczenie uznanego przez kontrahenta zagranicznego tłumaczenia przysięgłego.
Jakie dokumenty przedsiębiorca powinien przedstawić, aby uzyskać zaświadczenie
o zaistnieniu siły wyższej”?
Zaświadczenie wydajemy na podstawie dokumentów przedstawionych przez przedsiębiorcę. Często zadajemy dodatkowe pytania i wnioskujemy o dodatkowe dokumenty. Z dokumentów przedsiębiorcy powinno jasno wynikać zaistnienie sytuacji „siły wyższej”. Nie mogą tu być argumentem kłopoty firmy wynikające z jej zaburzeń organizacyjnych i zdarzeń, które można było
w analizie ryzyka przystąpienia do realizacji kontraktu zdefiniować. Czasami prosimy o zaświadczenia instytucji zewnętrznych potwierdzających wystąpienia zdarzenia tak jak np. sytuacje związane z powodzią, wyłączeniem mediów, wypadków losowych.
Często prosimy o udostępnienie zapisów kontraktowych, gdzie powinny być zapisy dotyczące zdarzeń losowych.
Na marginesie zalecamy, aby przedsiębiorcy dbali o to, aby w dokumentach kontraktowych istniały zapisy dotyczące wystąpienia siły wyższej i wynikających z niej specyficznych uregulowań. Te zapisy znacznie ułatwiają późniejsze negocjacje dotyczące uznawania jej wystąpienia.
Jak szybko przedsiębiorca może otrzymać zaświadczenie?
Jeżeli sprawa nie budzi wątpliwości, to zaświadczenie wydajemy w ciągu kilku dni. W przypadkach skomplikowanych, wymagających dodatkowej dokumentacji, sprawa może trwać około 14 dni. Najbardziej skomplikowane sytuacje wymagające sięgnięcia do zaświadczeń instytucji zewnętrznych trwały około miesiąca. Termin jest uzależniony od kompletności dokumentacji i rekomendowanym wcześniejszym jej omówieniu w relacji przedsiębiorca – KIG BLCA. Wtedy czas konsultacji przekłada się na skrócenie okresu oczekiwania na dokument.
Jak długo jest ważne zaświadczenie?
Ważność zaświadczenia wynika z uwarunkowań prawnych i kontraktowych. Jest ważne w dniu jego wystawienia i w stanie wiedzy, jaką KIG posiadał w tym dniu. Posługiwanie się tym zaświadczeniem uzależnione jest od przedsiębiorcy w terminach przez niego uznanych za właściwe dla celu i właściwości przedmiotu, o którym mowa w tym zaświadczeniu. Zaświadczenie nie może być używane w innym celu, jak ten w którym zostało wystawione. Użycie go w innym celu grozi odpowiedzialnością karną przedsiębiorcy, który przyjmuje tę odpowiedzialność, składając Wniosek o wystawienie zaświadczenia.
Zaświadczenia wydaje:
Biuro Legalizacji, Certyfikacji i Karnetów ATA w Krajowej Izbie Gospodarczej
- Trębacka 4 w Warszawie.
Wnioski można składać od poniedziałku do piątku w godz. 10.00-14.00 lub online: legalizacja@kig.pl
Źródło: Krajowa Izba Gospodarcza
